FAQ Inhuurdesk

Voor wie is de Inhuurdesk West-Betuwe?

De Inhuurdesk West-Betuwe is voor alle partijen die willen meedingen naar aanvragen aangaande het inhuren van opdrachten voor tijdelijke extern personeel.

Gehighlighte tekst: Vragen over het DAS

Gehighlighte tekst: Wat is een DAS?

DAS staat voor Dynamisch Aankoopsysteem en is een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten. Inhuurdesk West-Betuwe gebruikt dit voor elektronisch proces voor het inkopen van externe inhuur.

Gehighlighte tekst: Hoe kom ik in aanmerking voor een DAS aanvraag?

Iedere leverancier en ZZP’er komt in aanmerking voor een DAS aanvraag, indien u bent ingeschreven en bent toegelaten tot het DAS. 

Zodra u bent ingeschreven bij Inhuurdesk West-Betuwe EN bent toegelaten tot het DAS, kunt u alle openstaande DAS-aanvragen bekijken. Hiervoor logt u in op https://inhuurdeskwestbetuwe.my.site.com/vms/s/login/?language=nl_NL

Vervolgens klikt u op dynamisch aankoopsystemen en klikt u vervolgens op het segment waarvoor u zich wil inschrijven.

Hier vult u de gevraagde gegevens in en voegt vervolgens de gevraagde documenten toe:

• Uittreksel kamer van koophandel
• UEA formulier
• Bewijs G-rekening (alleen voor leveranciers. Geldt niet voor ZZP)

Bent u nog niet ingeschreven? Bekijk dan hier hoe u zich kunt inschrijven: Instructie aanmelden DAS | BVOWB

Gehighlighte tekst: Hoe meld ik mij aan op het DAS en op Inhuurdesk West-Betuwe?

U registreert zich allereerst op het portaal van Inhuurdesk West-Betuwe via https://inhuurdeskwestbetuwe.my.site.com/vms/s/login/?language=nl_NL

Na inschrijving logt u opnieuw in en klikt u op dynamisch aankoopsystemen en klikt u vervolgens op het segment waarvoor u zich wil inschrijven.

Hier vult u de gevraagde gegevens in en voegt vervolgens de gevraagde documenten toe:

• Uittreksel kamer van koophandel
• UEA formulier
• Bewijs G-rekening (alleen voor leveranciers. Geldt niet voor ZZP)

Gehighlighte tekst: Binnen welke termijn wordt mij verzoek tot toelating beoordeeld?

Na uw verzoek tot toelating heeft Inhuurdesk West-Betuwe 10 werkdagen de tijd om uw verzoek te beoordelen.

Gehighlighte tekst: Welke kwaliteitseisen worden aan mijn verzoek tot toelating gesteld?

Bij registratie wordt, naast uw bedrijfs- en contactgegevens, reeds het volgende gevraagd:

• Akkoordverklaring algemene inhuurvoorwaarden en selectieleidraad
• Een bewijs van inschrijving bij de KvK, maximaal 3 maanden oud (voor leveranciers voorzien van de juiste SBI code, zodat u aan de WAADI voldoet).
• Het toevoegen van het ingevulde en ondertekende document Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA);
• Bewijs G-rekening (niet voor ZZP)
• SNA/NEN certificaat (bij aanwezigheid en niet voor ZZP)
• Geheimhoudingsverklaring

Op onze website  Inhuurdesk | BVOWB zijn de bovenstaande documenten in PFD te vinden. 

Specifiek voor ZZP’ers:

• Afschrift verzekeringspolis
  • Bedrijfsaansprakelijkheid
  • Beroepsaansprakelijkheid

LET OP: dat uit de KVK blijkt dat degene die de documenten ondertekent ook tekenbevoegdheid heeft. Indien dit een holding betreft, vragen wij u ook om het uittreksel van de holding bij te voegen aan uw verzoek tot toelating.

Gehighlighte tekst: Wat is een WKA-verklaring?

Met deze verklaring kunt u aantonen dat u de aangegeven en nageheven loonheffingen hebt betaald of dat u hiervoor zekerheid hebt verstrekt. Als u uitstel van betaling hebt in verband met betalingsproblemen, of in verband met een ingediend bezwaar, een beroep of een hoger beroep, dan staat dit ook op de verklaring.

U kunt deze verklaring aanvragen bij de Belastingdienst.

Bent u SNA-geregistreerd bent? Dan vragen wij van u een SNA-verklaring. 

Gehighlighte tekst: Wat is een SNA-verklaring?

Het SNA-keurmerk is het keurmerk voor alle ondernemingen die arbeid ter beschikking stellen zoals uitzendondernemingen, detacherings-en payrollbedrijven en voor (onder)aannemers van werk.

Meer informatie hierover treft u op Stichting Normering Arbeid.

N.B.: Indien u beschikt over een SNA-verklaring, hoeft u de WKA-verklaring niet aan te vragen of aan te leveren.

Gehighlighte tekst:  Is het accepteren van de Algemene Inkoopvoorwaarden bij registratie verplicht?

Ja, door uzelf te registreren verklaart u dat u de Algemene Inkoopvoorwaarden VNG accepteert. Daarnaast gelden er nog andere voorwaarden voor toelating. De voorwaarden kunt u raadplegen door hier te klikken. 

Gehighlighte tekst: Kan ik onderhandelen over de voorwaarden van de Inhuurdesk West-Betuwe?

Nee, de voorwaarden van de Inhuurdesk West-Betuwe zijn leidend en er is geen onderhandeling mogelijk.

Gehighlighte tekst: Kan ik mij in een keer voor alle DAS categorieën inschrijven?

Nee, binnen deze DAS zijn verschillende categorieën te onderscheiden. Binnen de categorieën kunnen diverse functies worden uitgevraagd. U kunt zich voor één of meerdere categorieën aanmelden. Iedere functie die wordt uitgevraagd onder het door u ingeschreven categorie ontvangt u dan automatisch.

De categorieën en de daarbij behorende functies treft u aan in de selectieleidraad die terug te vinden is op de website Inhuurdesk | BWB onder paragraaf 4.1. 

Gehighlighte tekst: Ik ben geregistreerd in het portaal maar ik zie geen aanvragen?

Er gelden bepaalde criteria om toegelaten te worden tot een categorie. Alleen geregistreerde die zijn toegelaten tot een categorie hebben inzicht in de beschikbare aanvragen en hebben de mogelijkheid om mee te dingen naar aanvragen in die categorie. In het portaal kunt u een Verzoek tot toelating indienen voor één of meerdere categorieën.

Gehighlighte tekst: Hoe word ik geïnformeerd over een nieuwe aanvraag?
Wanneer een nieuwe aanvraag wordt gepubliceerd, zal deze via email kenbaar worden gemaakt aan alle geregistreerde die zijn toegelaten tot de betreffende categorie waarbinnen de aanvraag gepubliceerd wordt en indien is gekozen om e-mail notificaties te ontvangen.

Gehighlighte tekst: Hoelang blijf ik geregistreerd, ook als ik niet aanbied?
De registratie verloopt niet, ongeacht of u al dan niet aanbiedt. U kunt zichzelf afmelden mocht ik geen aanvragen meer willen ontvangen.

Gehighlighte tekst: Inloggen

Gehighlighte tekst: Hoe log ik in op Inhuurdesk West-Betuwe?
ViaLogin kunt u inloggen op het portaal.

Gehighlighte tekst: Hoe vraag ik een nieuw wachtwoord aan?
Indien u uw wachtwoord bent vergeten, kun u deze hier Forgot Password opnieuw aanvragen.

Gehighlighte tekst: Hoe vraag ik mijn gebruikersnaam op?
Indien u uw gebruikersnaam niet meer weet, kunt u die hier Forgot Username opnieuw aanvragen. Lukt dit niet of komt u niet ingelogd, dan kunt u contact opnemen met Inhuurdesk West-Betuwe via inhuurdesk@bvwob.nl

Gehighlighte tekst: Wat is multi-factor authenticatie / MFA?
Multi-factor authenticatie (MFA) is een extra beveiligingslaag bovenop het gebruik van een wachtwoord. MFA is bedoeld om te voorkomen dat hackers toegang krijgen tot de applicatie. Er zijn verschillende MFA methoden in omloop, maar het principe is in alle gevallen hetzelfde: ze maken, naast van iets dat je weet (je wachtwoord), ook gebruik van iets wat je hebt (bijvoorbeeld een smartphone). Er is een handleiding rondom MFA te vinden op: zie bijlage in de mail. 

Gehighlighte tekst: Aanvragen en aanbieden van een kandidaat

Hoe bied ik een kandidaat aan?
In deze instructievideo https://youtu.be/FPBN0iJr4jw wordt het aanbiedingsproces besproken.  De stappen die doorgenomen worden zijn:
 – Inloggen in het systeem
 – Aanvraag beoordelen
 – Kandidaat voorstellen
 – Tarief en beschikbaarheid
 – Dossier aanvullen
 – Voorstellen kandidaat

Voor leveranciers:
Bent u leverancier en biedt u een kandidaat aan op basis van detachering? Dan ontvangen we graag het formulier ‘verklaring detachering in loondienst’. Hiermee voorkomen we dat ZZP’ers worden aangenomen op opdrachten die daar niet door mogen worden uitgevoerd.

Bent u leverancier en biedt u als intermediair een ZZP’er aan op een aanvraag, die op grond van de Wet DBA door een ZZP’er ingevuld kan worden? U dient dan deze aan te bieden met gebruikersprofiel FLEXMEDEWERKER en niet als ZZP’er.

Gehighlighte tekst: Hoeveel kandidaten kan ik aanbieden?

Er is een beperking van maximaal twee kandidaten die aangeboden mogen worden door één partij. Ook dient er voor elke kandidaat een aparte aanbieding te worden ingediend.

Gehighlighte tekst: Wanneer kan ik een reactie op mijn aanbieding verwachten?

In de aanvraag treft u een planning met daarin de verwachte datum van de terugkoppeling. U wordt via het portaal op de hoogte gesteld.

Gehighlighte tekst: Moet ik beschikbaarheid garanderen als ik aanbied? 

Uitgangspunt is dat de kandidaat beschikbaar is voor de periode waarvoor de aanvraag uitstaat.

Gehighlighte tekst: Ik heb mijn aanbieding niet op tijd kunnen doen. Kan ik nog aanbieden?

Op het moment dat de termijn voor het indienen van een aanbieding/offerte is verstreken, kunt u geen aanbieding meer indienen. 

Gehighlighte tekst: Hoe vervang ik een cv van een van mijn kandidaten? 

Voor het vervangen van het cv voor één van uw kandidaten:

• U gaat naar de aanvraag
• U trekt de kandidaat terug
• U stelt de kandidaat opnieuw voor met het juiste cv

Gehighlighte tekst: Waar kan ik vragen stellen over de aanvraag?

Functie-inhoudelijke vragen kunnen uitsluitend gesteld worden via het portaal van de Inhuurdesk West-Betuwe bij de desbetreffende aanvraag. Vragen die via een andere weg worden gesteld, zullen niet worden beantwoord. De communicatie dient via Vraag & Antwoord in het portaal te geschieden. Het is niet toegestaan opdrachtgevers van de aanvragen van de Inhuurdesk West-Betuwe gedurende de aanvraagprocedure rechtstreeks te benaderen. Dit op straffe van uitsluiting van de opdracht. 

Gehighlighte tekst: Mag er een accountmanager/vertegenwoordiger aansluiten bij het verificatiegesprek van zijn/haar kandidaat? 

Nee, het is niet toegestaan om als accountmanager/vertegenwoordiger aan te sluiten bij het verificatiegesprek van de kandidaat.

Gehighlighte tekst: Ik ben afgewezen voor een functie. Kan ik mij opnieuw aanbieden voor een andere functie? 

Een afwijzing geschiedt op basis van de desbetreffende aanvraag. Wanneer een nieuwe aanvraag wordt gepubliceerd, kunt u zich opnieuw aanbieden.

Gehighlighte tekst: Wat gebeurt er als een aanvraag wordt ingetrokken, nadat ik een aanbieding heb gedaan?

Tijdens de biedingstermijn worden de aanbiedingen in een digitale kluis opgeslagen. Als de aanvraag wordt ingetrokken, dan sturen wij de leveranciers die reeds een aanbieding hebben gedaan, een e-mail met de mededeling dat de aanvraag is ingetrokken. Indien de aanvraag eerst zichtbaar voor u was en op een later moment niet meer, kunt u ervan uitgaan dat de aanvraag is ingetrokken.

Gehighlighte tekst: Mag er een accountmanager/vertegenwoordiger aansluiten bij het verificatiegesprek van zijn/haar kandidaat?

Nee, het is niet toegestaan om als accountmanager/vertegenwoordiger aan te sluiten bij het verificatiegesprek van de kandidaat.

Gehighlighte tekst: Wat betekent het voornemen tot afwijzing of gunning?

Dit is de gunningsbeslissing. Een voornemen tot afwijzing betekent dat u of uw kandidaat niet geselecteerd bent/is. Voornemen tot gunning is dat de Inhuurdesk West-Betuwe voornemens is de opdracht aan u te gunnen.

Gehighlighte tekst: Wat gebeurt er na de definitieve gunning?

Na de definitieve gunning wordt een overeenkomst verstrekt en zal de kandidaat aan wie de opdracht is gegund gaan starten met zijn/haar werkzaamheden. De definitieve gunning zal worden gepubliceerd op https://inhuurdeskwestbetuwe.secure.force.com/PublishedProposals. 

Gehighlighte tekst: Dossier

Gehighlighte tekst: Waar kan ik het contract vinden?

Het contract kunt u vinden in het digitaal dossier van de desbetreffende opdracht onder de naam ‘orderbevestiging …’.  Onder de sectie ‘Dossierdocumenten’ treft u verschillende documenten aan, o.a. deze opdrachtbevestiging.

Gehighlighte tekst: Mag een opdracht verlengd worden?

Indien de verlenging in de aanvraag kenbaar is gemaakt, mag de overeenkomst/opdracht verlengd worden.

Gehighlighte tekst: Moet er altijd een geheimhouding en integriteitsverklaring worden aangegaan?

Ja, de geheimhoudings- en integriteitsverklaring hoeft pas te worden aangegaan en getekend door de kandidaat/kandidaten welke een voorlopige gunning ontvangen.

Gehighlighte tekst: Tarief

Gehighlighte tekst: Wat dient er in het tarief verwerkt te worden?

Het uurtarief is inclusief reis-, verblijf-, parkeerkosten en eventuele overige kosten exclusief BTW.

Gehighlighte tekst: Mag ik het opdrachtgeverstarief indexeren?

In afwijking op de eerdere ‘Raamovereenkomst’ waarin indexaties niet waren toegestaan, bestaat de mogelijkheid om per 1 juni 2025 een indexatieverzoek in te dienen na een inhuurperiode van 12 maanden (dit kan incl. verlengingen zijn). Er kan maximaal 1 maal per jaar geïndexeerd worden. De indexatie vindt plaats op basis van door het CBS vastgestelde en openbaar gemaakte indexcijfer: CBS-commerciële dienstverlening, regel 78 (arbeidsbemiddeling en personeelsbeheer) of regel 782 (uitzendbureaus).

De indexatieverzoeken dienen ingediend te worden bij Inhuurdesk West-Betuwe en worden niet in behandeling genomen door de de Opdrachtgevers. U kunt hiervoor mailen naar inhuurdesk@bvowb.nl. Indien uw indexatieverzoek voldoet aan de voorwaarden zoals beschreven in de algemene inhuurvoorwaarden, zal uw verzoek worden gehonoreerd.

Indexatieverzoeken worden gedurende het gehele jaar in behandeling genomen. Het is Opdrachtnemer niet toegestaan tijdens de Overeenkomst het tarief eenzijdig te wijzigen, tenzij hiervoor een grondslag bestaat op basis van een bepaling uit de Overeenkomst en/of Algemene inhuurvoorwaarden.  

Gehighlighte tekst: Urenstaat flex-medewerker

Gehighlighte tekst: Hoe maak ik een urenstaat aan?
Via: https://www.youtube.com/watch?v=72_1eKSGr5c

 U logt in bij Inhuurdesk West-Betuwe:

• Op de hoofdpagina gaat u naar het tabblad ‘urenstaten’ en vervolgens kiest u voor ‘maak een nieuwe urenstaat’
• U kiest vervolgens voor de weeknummer waarvoor u uren wilt schrijven en kiest voor ‘doorgaan’
• U krijgt uw urenstaat te zien met alle opties die voor u ingericht zijn in de opdracht
• U vult per dag het aantal gewerkte uren in
• Indien van toepassing vult u inhoudingen/vergoedingen per dag in
• Om de urenstaat op te slaan klikt u op de knop ‘opslaan’ (deze is dan nog niet doorgestuurd)
• Als u de urenstaat meteen wil doorsturen naar de manager, ter goedkeuring, klikt u op ‘indienen ter
   accordering’

Gehighlighte tekst: Wat betekent deze status op mijn urenstaat?

Facturatie
Facturatie vindt digitaal plaats en uitsluitend met facturen gegenereerd via de applicatie van Inhuurdesk West-Betuwe. Facturatie geschied op basis van door de opdrachtgever goedgekeurde tijdsverantwoording zoals opgenomen in het portaal.

Factuurschema 
De facturen, over de goedgekeurde uren, worden in de nacht van de 8e op de 9e van de maand gegenereerd door het portaal. Vanaf de 9e staat de factuur voor u klaar. U ontvangt hiervan een e-mailnotificatie.

Mocht u onverhoopt de factuur de 12e van de maand niet aantreffen in ons portaal, neem dan gerust contact met inhuurdesk@bvowb.nl

Vragen over de betaling van de factuur stelt u via: crediteuren@bvowb.nl

Facturatieproces
Niet u als leverancier of ZZP-er, maar wij (Inhuurdesk West-Betuwe) verzorgen de aanmaak van de factuur. Op basis van de goedgekeurde urenstaat en de gegevens uit de opdracht wordt door de Inhuurdesk elke 8e op de 9e van de maand een concept-factuur aangemaakt voor u.

De factuur, die klaar staat in het portaal, dient u te downloaden en te voorzien van uw eigen factuurnummer. Na het toevoegen van het factuurnummer dient u de factuur te mailen naar de opdrachtgever:

• BWB                    : facturen@bvowb.nl
• Buren                   : facturen@buren.nl
• Culemborg         : facturen@culemborg.nl
• Tiel                       : facturen@tiel.nl
• West Betuwe: facturen@westbetuwe.nl

Reversed billing
Inhuurdesk West-Betuwe kan in de toekomst besluiten over te stappen naar reversed billing. Het proces blijft in hoofdlijnen hetzelfde als nu. Het grote verschil is dat de factuur dan niet meer gedownload en gemaild hoeft te worden maar ingediend kan worden via het portaal.

Gehighlighte tekst: Hoe kan ik mijn/onze factuur indienen?

• U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat
• U logt in op Inhuurdesk West-Betuwe
• U ziet de nieuwe facturen op de Hoofdpagina, onder ‘Mijn taken’
• U opent de factuur door op het tijdelijke factuurnummer te klikken
  U kunt de facturen ook terugvinden via het tabblad ‘Facturen’
  Het rode uitroepteken voor het nummer geeft aan dat u het tijdelijke nummer nog moet vervangendoor uw eigen factuurnummer.
• U kunt de factuur openen door te klikken op het factuurnummer. 
• Als de factuur is geopend klikt u op de knop ‘Wijzigen’ om de factuur (het factuurnummer) aan te passen.
• U download de factuur en mailt deze naar de opdrachtgever
  • BWB                    : facturen@bvowb.nl
  • Buren                  : facturen@buren.nl
  • Culemborg         : facturen@culemborg.nl
  • Tiel                       : facturen@tiel.nl
  • West Betuwe: facturen@westbetuwe.nl

Als reversed billing actief is, dan volgen de stappen hieronder:

• Als u het factuurnummer heeft aangepast, slaat u de factuur op met de knop ‘Opslaan in huidige status’
• Daarna klikt u op ‘Indienen’, dat zorgt ervoor dat de factuur wordt doorgestuurd naar de
   opdrachtgever (gemeente of gemeenschappelijke regeling).

Gehighlighte tekst: Waar kan ik mijn financiële gegevens aanvullen?
Om een factuur op te kunnen laten maken door het systeem moeten alle verplichte financiële gegevens ingevuld zijn.

Let op!: Zijn niet alle verplichte velden ingevuld, dan kan er geen facturatie via het systeem  plaatsvinden.

De organisatiebeheerder van uw organisatie kan de desbetreffende gegevens invullen in de applicatie. Hiervoor logt u in op Inhuurdesk West-Betuwe en volgt u de volgende stappen:

• Klik op ‘Mijn instellingen’ (rechts bovenin) en daarna kiest u voor ‘Mijn leveranciergegevens’
• Vervolgens klikt u op ‘Wijzig’ en scrollt u naar beneden naar het blokje ‘Financiële informatie’
• Alle verplichte velden moeten worden ingevuld
  Een verplicht veld is herkenbaar aan een gekleurd blokje vooraan het veld
• Hetzelfde geldt voor het blokje ‘Bankgegevens’

Als alle verplichte velden ingevuld zijn klikt u rechts bovenaan op ‘Opslaan’.

Denkt u er ook aan het rekeningnummer van de G-rekening in te vullen? Dit is geen verplicht veld maar wel een voorwaarde in de Algemene inhuurvoorwaarden DAS!

Gehighlighte tekst: Overig

Gehighlighte tekst: Kunnen accounts door de Inhuurdesk West-Betuwe verwijderd worden?

Accounts kunnen uitsluitend door de eigenaar van het account worden verwijderd. De Inhuurdesk West-Betuwe heeft hiertoe geen machtiging. Accounts kunnen wel (tijdelijk) gedeactiveerd worden als er niet meer voldaan wordt aan de voorwaarden, door bijvoorbeeld het verlopen van de geldigheid van verscheidene documenten.

Gehighlighte tekst: Is nadere kennismaking met de Inhuurdesk West-Betuwe mogelijk? 

Ja, dit is mogelijk indien de Inhuurdesk West-Betuwe hier zelf reden toe ziet.

Gehighlighte tekst: Staat uw vraag er niet bij of komt u er niet uit?

 We staan voor u klaar!